Do czasu pandemii COVID-19 polski system prawny nie zawierał przepisów dotyczących pracy zdalnej, czyli popularnego home office. Kodeks pracy regulował wprawdzie zatrudnianie pracowników w formie telepracy, jednakże instytucje te pod względem prawnym nie są tożsame. Stan ten zmienił się wraz z wejściem w życie tzw. specustawy koronawirusowej z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.).
Ustawodawca, w zaistniałych realiach gospodarczych spowodowanych COVID-19, w art. 3 wskazał, kiedy i w jakiej formie prawnej pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Początkowo przepis ten miał obowiązywać do 4 września 2020 r., jednak ustawodawca w kolejnej nowelizacji zrezygnował z jego czasowego charakteru, tym samym umożliwiając polecenie pracownikowi wykonywania pracy zdalnej w oparciu o niniejszą regulację również po 5 września 2020 r.
Kiedy pracodawca może wysłać pracownika na pracę zdalną?
Pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy poza miejscem jej stałego wykonywania w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.
Pracodawca musi wskazać okres, przez jaki praca zdalna będzie świadczona, jednakże dopuszczalne jest wydłużanie, jak i skracanie tego okresu. Pracodawca może cofnąć polecenie pracy zdalnej w każdym czasie.
Czy polecenie pracy zdalnej musi zawierać uzasadnienie?
Polecenie dotyczące pracy zdalnej nie musi zawierać uzasadnienia. W ustawie nie przewidziano takiego obowiązku. Pracodawca jest uprawniony do wysłania pracownika na pracę zdalną tylko w celu przeciwdziałania COVID-19, które obejmuje wszelkie czynności związane ze zwalczaniem zakażenia, zapobieganiem rozprzestrzenianiu się, profilaktyką oraz zwalczaniem skutków, w tym społeczno-gospodarczych, choroby COVID-19.
Czy pracownik może nie wyrazić zgody na pracę zdalną?
Polecenie pracy zdalnej stanowi polecenie służbowe w rozumieniu art. 100 § 1 Kodeksu pracy. Zgoda pracownika nie jest wymagana. Pracownik ma obowiązek stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.
Ważne! Odmowa wykonania polecenia może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej (nagany lub upomnienia, stosownie do art. 108 § 1 Kodeksu pracy).
Kto zapewnia sprzęt niezbędny do wykonywania pracy?
Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. Pracownik może korzystać z narzędzi lub materiałów nienależących do pracodawcy pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Czy praca zdalna może dotyczyć każdego pracownika?
Pracodawca może wysłać pracownika na home office tylko jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy, oraz, co najważniejsze, pozwala na to rodzaj pracy. Nie budzi chyba wątpliwości, że pracownicy niektórych branż będą takiej możliwości pozbawieni. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.
Uwaga! Zgodnie z interpretacją Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej w przypadku zgłoszenia przez pracownika braku możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania, pracodawca powinien wyznaczyć pracownikowi inne miejsce wykonywania pracy zdalnej.
Jakie są obowiązki pracownika i pracodawcy w związku z pracą zdalną?
Pracodawca może nałożyć na pracownika obowiązek prowadzenia ewidencji wykonanych czynności w ramach pracy zdalnej z uwzględnieniem opisu czynności oraz daty ich dokonania. Pracodawca określa formę prowadzenia ewidencji oraz jej częstotliwość. Co do zasady w ustawie nie ukształtowano zasad kontroli świadczenia pracy przez pracownika, ale regulacje te można zawrzeć w Regulaminie pracy.
Ponadto, w celu określenia m.in. zasad wykonywania pracy zdalnej, korzystania ze sprzętu, ochrony informacji poufnych, tajemnicy przedsiębiorstwa oraz w celu dostosowania ochrony danych osobowych do nowych rozwiązań, warto rozważyć przyjęcie przez pracodawcę Regulaminu pracy zdalnej.
